Archivierung | Digitale Verwaltung 2020

 

Der öffentliche Sektor befindet sich bereits seit einigen Jahren in dem anspruchsvollen Prozess der Digitalisierung. Ziel der Bundesregierung ist es unter dem Leitmotto "Digitale Verwaltung 2020" die IT in Bund, Ländern und Kommunen zu modernisieren. Gerade weil in der Verwaltung mit enorm vielen Akten gearbeitet wird, kein leichtes Unterfangen. Am Ende des Prozesses sollen nutzerfreundlichere Verwaltungsdienste und eine leichtere elektronische Kommunikation stehen - das gilt auch für die E-Mail-Kommunikation.     

Mit einer E-Mail Archivierung verbessern Organisationen im öffentlichen Sektor die interne und externe Kommunikation, schaffen Transparenz, optimieren Prozesse und werden gleichzeitig ihren Nachweispflichten gerecht. Ein wichtiger Schritt zur digitalen Verwaltung 2020!







  • Bund
  • Ministerien
  • Länder
  • Ämter
  • Kommunen
  • Verwaltungseinrichtungen
  • Städte
  • Polizei
  • Kreise
  • Feuerwehr

Anforderungen an die öffentliche Hand

Aufgrund verschiedener Richtlinien ergibt sich für Ämter ein Zwang zur E-Mail Archivierung. Dabei wird generell zwischen Vorschriften, die aus Eigeninteresse beachtet werden sollten und Vorschriften, die aus dem Interesse Dritter erfüllt werden müssen, unterschieden. Neben der Abgabenordnung (AO) sind behördenspezifische Gesetze wie beispielsweise das Rechtsstaatsgebot und die Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) zu berücksichtigen.

 

E-Mail Archivierung von Bund, Länder, Kommunen, Ministerien, Städten und Ministerien

 

 Anforderungen an die öffentliche Hand

Retain ermöglicht es Ämtern ihre gesamte digitale Kommunikation in einem zentralen Archiv zu sichern. Die Ablage geschieht dabei GoBD-konform. Um auch den spezifischen Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden, können die Archivierungsjobs von Retain granular eingestellt werden. Nach der Archivierung können Angestellte ihre Daten direkt über den Mail Client oder das Retain Web Interface per Knopfdruck wiederherstellen. In der internen Kommunikation werden so doppelte Wege vermieden und unter anderem die Anzahl von Support Calls in der IT-Abteilung reduziert. In der Kommunikation mit Bürgern wird durch kurze Bearbeitungszeiten Transparenz geschaffen und das Vertrauen der Kunden erhöht. Damit ist die Lösung optimal auf die Anforderungen eines modernen eGovernments ausgelegt. 

 E-Mail Archivierung in der öffentlichen Verwaltung  

 

Diese Organisationen im öffentlichen Sektor vertrauen uns!

 

  • Hessischer Rundfunk




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